19 maart 2021

"HRM@Defence" - ACV Defensie
in gesprek met de projectverantwoordelijken.

Begin januari 2021 schakelde Defensie over naar HRM@Defence. Kort daarna kreeg ACV Defensie heel veel vragen, reacties of meldingen van onze leden en niet-leden. Die vragenstroom is eigenlijk nooit gestopt.

Wij hebben alles verzameld en opgevolgd en gaven Defensie de kans om die dossiers op te lossen. Maar twee maanden na de start zijn er nog heel wat overblijvende en terugkerende problemen. Die wilden we graag bespreken met de verantwoordelijken van HRM@Defence.

Op dinsdag 16 maart gingen we in gesprek met HRM-projectverantwoordelijken Kol Vandepoele (DGHR) en LtKol Van Hende (DG Budfin). Het werd een constructief gesprek. We kregen heel wat verduidelijkingen, maar Defensie heeft ook veel naar onze aanbevelingen en problemen geluisterd. Hieronder de belangrijkste gespreksonderwerpen: 

ACV: Waarom koos Defensie voor het nieuwe systeem HRM@Defence?

Defensie: Toen we in 2012 zijn gestart met dit project wisten we dat we in de toekomst een problematiek zouden hebben in de militaire populatie, vooral binnen ICT en administratieve richtingen. Ook updates van bestaande (verouderde) programma’s waren niet altijd meer mogelijk. Uiteindelijk werd er beslist om een overheidsopdracht uit te schrijven. Daarop hebben dan zeven bedrijven ingetekend. Als je een organisatie hebt zoals Defensie, met een personeelsbestand van 30.000 personeelsleden, zijn er in principe twee grote software-oplossingen mogelijk: “Oracle” en “SAP”. Het is uiteindelijk “Oracle” geworden, dat ook gebruikt wordt in andere overheidsdiensten en in de privésector zoals bijvoorbeeld bij de Federale en Vlaamse overheid en bij Toyota.

Oracle is in staat om te werken met de vele soorten situaties, prestaties en afwezigheden waar een militair zich in kan bevinden. Binnen Defensie hebben we 300 verschillende afwezigheden en meer dan 800 mogelijke prestaties. Die worden onder ander besproken in het reglement TRAVARB en de BIP. We hebben geprobeerd om zoveel mogelijk van die reglementering te implementeren: maximaal blokkeren wat niet mag en maximaal implementeren van de regels zoals ze zijn.

ACV: Was Defensie en HRM@Defence klaar om op 1 jan 2021 te starten? Kon men de beslissing nog uitstellen, of in stappen zetten? Zijn er testperiodes uitgevoerd?

Defensie: We wilden oorspronkelijk zelfs nog sneller implementeren. Dat er bij de overgang problemen zouden zijn, was verwacht. Dertien verschillende beheersystemen integreren in een nieuw systeem is nu eenmaal niet evident. We hadden twee opties: de overgang maken door volledig opnieuw te starten van nul of door een datamigratie te doen. We kozen voor de datamigratie, omdat anders de medewerkers verplicht zouden worden de komende 10 jaar, wettelijke periode waarin regularisaties mogen plaatsvinden, in meerdere systemen te blijven werken. Alvorens de grote stap te zetten, voerden we sinds 2019 achttien testloopen uit, met tussen elke stap een zestal weken. Tussendoor evalueerden we, en brachten we de nodige verbeteringen aan. De testen gebeurden met een tiental cases en een beperkt aantal militairen, maar nooit in volledige eenheden. De testen waren ook steeds verschillend, omdat reglementen constant veranderen. Momenteel zijn er ook 120 lopende initiatieven die een mogelijke impact op de reglementeringen en dus ook de software kunnen hebben. Die zullen vanaf nu geïmplementeerd worden in één programma en niet zoals voordien in verschillende (12 oudere) beheerssystemen.

ACV: Moest de instap op één moment gebeuren?

Defensie: Ja, door de datamigratie moest dat. Maar in de periode daarvoor hebben we alles overlopen dat effect kon hebben op de implementatie. In 2020 hebben we acht modules aangepast, zoals de digitalisering van de modellen B’s, professionele evaluaties, oproepen, vormingen … .

In september communiceerden dat de structuur in december bevroren zou worden. Doordat sommige dossiers van voor december niet volledig afgewerkt waren, zorgde dit voor een bijkomende achterstand. Dat hebben we zeker onderschat. Ook is er tijdens de periode van het bevriezen veel veranderd voor sommige militairen (mutatie, benoeming, overgang …).

Uiteindelijk is de overgang op zich wel vlot verlopen. Maar we hadden niet verwacht dat er nog zoveel problemen zouden volgen. Er zijn bvb. hiaten die voor iedereen een probleem zijn, zoals de fietsvergoeding. Maar ook hiaten waar communicatie en structuur voor problemen zorgen, zoals voor “Comopsair”.

Ondertussen hebben we 80 ‘very high issues’ (bugs) genoteerd. Daarbij horen alle problemen met financiële impact. Maar daarvan is meer dan 60% vandaag opgelost. De volgende dagen en weken zullen er nog meer van zulke bugs opgelost geraken.

Belangrijk om te weten is dat er wekelijkse (vergoedingen) en maandelijkse (wedde) betalingsmomenten zijn.

ACV: kan je enkele voorbeelden geven die ondertussen in orde zijn?

Defensie: De fietsvergoeding, treinkaarten, betalingen van het wachtpersoneel, uitbetaling compensatie in tijd, betaling operaties (wordt eind maart afgerond, betaling begin april) … zijn ondertussen ongeveer in orde.

ACV: Wat communicatie betreft, bereiken we iedere militair? Kunnen militairen van thuis uit alles raadplegen en opvragen? Via portal kunnen militairen immers niet op intranet.

Defensie: Communicatie is heel belangrijk. We hebben echt via alle mogelijk kanalen gecommuniceerd, maar het is niet altijd evident om iedereen te bereiken en we weten natuurlijk nooit zeker of iets effectief wordt gelezen. Op HRM heeft elke pagina een helpdesk. Via die weg kunnen wel nog veel oplossingen gevonden worden.

ACV: Is dat van thuis uit op Portal te bekijken? Want men kan niet altijd op intranet. Mails met links naar intranet kunnen niet altijd worden geopend en militairen op het terrein bezitten niet altijd de mogelijkheid om op een militaire PC te kunnen.

Defensie: Ik ben niet helemaal zeker of het via Portal thuis te bekijken is. Dat gaan we zeker nakijken en mogelijk proberen maken. Zoals ook de pagina COVID-19 is opengesteld. We willen in de toekomst naar een vereenvoudigd systeem gaan om in te loggen. Door bijvoorbeeld Itsme te gebruiken. Een CDN-account zou dan niet meer nodig zijn.

We proberen ook de korpsoversten, S1’s en eenheidscommandanten te betrekken, en via deze weg tot op de werkvloer te geraken.

ACV: We kunnen misschien ook de RSM’s en Korpskorporalen betrekken om in de eenheid tussen de militairen op terrein de problemen op te vangen en te communiceren.

Defensie: De RSM van DG BUDFIN heeft een communicatie gevoerd naar zijn collega’s RSM toe. Doelstelling is inderdaad dit nog te herhalen in de toekomst.

ACV: Was het personeel (DAES, HR4U, Budfin) klaar en gevormd om de start op te vangen en de militairen te begeleiden?

Defensie: In maart 2020 zijn we gestart met vorming DAES, om in september 2020 af te ronden. Maar op zes maanden tijd zijn er daarna binnen Defensie veel veranderingen gebeurd. Waardoor bij de start toch niet iedereen klaar was met de vorming. Vandaag hebben uiteindelijk 450 mensen een DAES opleiding gekregen. We hebben in het verleden een enquête uitgevoerd onder de bestaande CSM, ASE’s met de vraag om HRM@Defence mee te testen of om er van bij de start mee in te stappen. Ondertussen organiseren we wekelijks een korte onlinevergadering (al 17 sessies) waarop alle DAES’en uitgenodigd worden. Tijdens deze vergadering bespreken we allerlei problemen en specifieke onderwerpen. Ongeveer 50% van de DAES’ers nemen deel aan deze vergaderingen. Deze sessies kunnen nadien door de DAES’en nog herbekeken worden.

ACV: Moeten militairen bezorgd zijn dat ze niet vergoed zullen worden (bijvoorbeeld door reglementaire hiaten, zoals een maximumtermijn voor ingave, of als ze op pensioen gaan)?

Defensie: Iedere militair zal krijgen waar hij recht op heeft! Maar natuurlijk wel rekening houdend met het feit dat wat je voordien onterecht kreeg, je nu misschien niet meer zal ontvangen. Maar de wettelijke termijnen of hiaten zullen de rechten zeker niet in de weg staan. De fietsvergoedingen van november en december vorig jaar moesten bijvoorbeeld binnen de drie maanden ingebracht worden, die periode werd verlengd naar zes maanden. Vandaag is dat probleem opgelost en kan men zelfs de fietsvergoedingen van eind 2020 terug ingeven. Ook wat pensionering of vertrek bij Defensie betreft, zal al het mogelijke gedaan worden om militairen te geven waar ze recht op hebben.

ACV: Veel mensen vragen meer uitleg en een overzicht van de vergoedingen, compensaties, marsbevelen … Is dat mogelijk?

Defensie: De DAES’en kunnen overzichten opvragen, maar ook individuen zelf kunnen via een link specifieke overzichten opvragen via de cataloog PVR-knop. Momenteel is er nog een probleem met de overzichten van tijdscompensatie, maar daar wordt aan gewerkt zodat ieder militair een situatie met overzicht kan opvragen.

Volgende week dinsdag 23 maart zal tijdens de Infosessie DAES een rapport dat het overzicht geeft van de prestaties per personeelslid, inclusief het telewerk, voorgesteld worden. Doelstelling is dit ASAP voor alle personeelsleden ter beschikking te stellen.

ACV: Kan dat ook van buiten Defensie?

Defensie: Die vraag gaan we zeker meenemen en net zoals voor de helpdesk gaan we bekijken wat mogelijk is. We moeten immers rekening houden met veiligheid en GDPR-wetgeving.

ACV: Wat met onterecht ontvangen bedragen of mindere inhoudingen van bedrijfsvoorheffing? We krijgen ook meldingen over schrijnende financiële problemen, kunnen we die militairen helpen?

Defensie: Wat militairen onterecht hebben ontvangen, zal teruggevorderd worden. Als het over de bedrijfsvoorheffing gaat, kan dit vanaf een verschil groter 150 euro manueel geregulariseerd worden door BF. Gaat het over minder dan 150 euro, dan zal de terugvordering gebeuren via de jaarlijkse personenbelasting. Indien om bijzondere redenen er tussengekomen moet worden onder deze drempel, kan elk personeelslid hiervoor ook een tussenkomst vragen.

Bij onterecht ontvangen bedragen via loonmotor zullen bedragen tot 125 euro automatisch teruggevorderd worden. Hogere bedragen zullen via schuldbeheer gecommuniceerd worden aan de betrokken militair. Belangrijk is wel dat het altijd mogelijk is om het bedrag in verschillende schijven terug te betalen. Voor bedragen lager dan 125 euro moet de militair wel zelf initiatief nemen alvorens het automatisch teruggevorderd wordt (via mail betalingsproblemen).

We hebben op alle mogelijke manieren laten weten dat we een apart e-mailadres hebben aangemaakt voor militairen die door HRM financieel in de problemen zijn geraakt. Als we daarover dossiers krijgen, worden die onmiddellijk met de hoogste prioriteit behandeld. Het e-mailadres is: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

ACV: Militairen in Ops zijn bezorgd over hun betalingen aan het thuisfront, zijn zij nu gerustgesteld?

Defensie: Voor de mensen in Ops hebben we al het mogelijke gedaan om snel oplossingen te vinden. Meer dan de helft van de achterstand werd reeds verwerkt. De rest van het betalingsachterstand in Ops zal voor einde maart in orde zijn en het geld zal in de eerste week van april op de rekening van de militairen staan:

• Schepen, eFP, … komt nu in orde (als het correct werd ingegeven)
• Bij nijpende financiële problemen betaalt Defensie een voorschot (daarvoor moet je mailen naar bovenstaand e-mailadres)

ACV: Binnen welke termijn mogen militairen verwachten dat alles opgelost zal worden?

Defensie: Er worden iedere week nog problemen opgelost, zowel individuele als collectieve. 95% daarvan loopt vlot, 5% loopt jammer genoeg mis. Dat percentage moeten we zo vlug mogelijk naar beneden krijgen. Exacte data kunnen we niet geven, maar ik weet dat mijn team, de centrale, HR4U’s en DAES’en er alles aan doen om dit zo snel mogelijk tot een goed einde te brengen. We hopen die overblijvende 40% bugs en eventuele bijkomende bugs tegen het einde van dit semester volledig opgelost te hebben.

ACV: Hebben jullie nog een boodschap voor onze militairen?

Defensie: Iedere militair zal krijgen waar hij recht op heeft en de problemen die er zijn, gaan we proberen oplossen. Als er nog problemen zijn, communiceer ze dan via je DAES en Helpdesk.

Het klinkt misschien wat vreemd, maar andere overheden volgen dit project op en kijken jaloers naar waar Defensie nu al staat.

Wist-je-datje:

• Je de juiste benaming moet gebruiken. Bijvoorbeeld: “Recup” noemt “compensatie in tijd”
• Op de hoofdpagina van HRM@Defence vind je:
  • een FAQ over HRM,
  • video tutorials waar thema’s worden uitgelegd,
  • cursusmateriaal,
  • wiki-pagina’s in de verschillende menu’s.
• Als je bij je DAES niet geholpen kan worden, kan je terecht op het telefoon nummer: 02 44 16 666 of via e-mail:
  • Financiële (BF) problemen: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  • Administratieve (HR) problemen: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
• In het geval van financiële betalingsproblemen is er een noodlijn: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Download de "pdf" versie van deze nieuwsbrief